BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Trường đại học Tài Chính - Ngân hàng Hà Nội

Các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên kế toán

24/08/2019 3233

Các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên kế toán

Bạn là một nhân viên kế toán, dù bạn ở vị trí nào thì vẫn phải trải qua các công việc văn phòng mỗi ngày, vấn đề là tần suất ít hay nhiều thôi. Đôi khi nhìn đống tài liệu, bạn cảm thấy chán nản hoặc có quá nhiều công việc mà bạn không biết thực hiện việc nào trước. Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ một số mẹo nhỏ để giúp các bạn giải quyết các vấn đề của một nhân viên kế toán văn phòng.

Lịch làm việc

Hiện nay, thời đại công nghệ phát triển, mọi người thường sử dụng máy tính với các phần mềm điện tử để ghi nhớ lịch làm việc. Thế nhưng, nó cũng không thể thay thế được phương pháp truyền thống: 1 cuốn sổ cùng với 1 cái bút.

Bạn chỉ cần ghi ra những việc mình phải làm, làm xong rồi thì gạch nó đi. Lịch làm việc nó sẽ theo bạn mọi lúc. Ngoài ra, khi sử dụng máy tính, bạn sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào nó.

nhung-thac-mac-ve-nganh-ke-toa-va-nganh-quan-tri-kinh-doanh-2

Rèn luyện đầu óc có tổ chức

Có một ví dụ cụ thể như này nhé, bạn hãy đặt cho mình 3 câu hỏi: Bạn có nhớ 10 giờ sáng bạn phải làm gì không? Bạn có nhớ ngày sinh nhật của bố mẹ bạn không? Bạn có nhớ chìa khóa xe máy của bạn ở đâu không? Nếu như bạn không trả lời được chứng tỏ bạn chưa có đầu óc tổ chức, sắp xếp các công việc.

Giải pháp đơn giản là tập rèn luyện. Bạn hãy viết ra tất cả những việc bạn phải làm, sắp xếp không gian làm việc hợp lý, các đồ dùng được sắp xếp theo đúng với mục đích sử dụng của nó. Nếu như vật dụng nào không cần thiết thì có thể xếp sang khoảng trống khác.

Các tài liệu trong máy tính cần được sắp xếp hợp lý

Màn hình máy tính còn được gọi là mặt bàn. Nhiệm vụ của bạn là phải sắp xếp gọn gàng cái mặt bàn đó, bố trí các tài liệu sao cho khi cần đến là tìm được ngay. Các dạng thư mục sắp xếp theo hình cây là một cách được sử dụng nhiều. Mỗi một thư mục bạn lại tổ chức, sắp xếp thành các tệp dữ liệu. Nếu làm như vậy bạn sẽ không mất thời gian để tìm kiếm.

Sắp xếp gọn gàng bàn làm việc

Bàn làm việc ở trên là bàn làm việc ảo, dưới đây sẽ là bàn làm việc thật.

Bạn nên sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, các hồ sơ, tài liệu nên để ít trên bàn làm việc. Nhiều người để tài liệu trên bàn làm việc của mình lộn xộn, thành “đống” nhìn đã thấy chán rồi chứ còn nghĩ gì đến làm nữa. Bạn cũng không biết nên bắt đầu từ đâu. Việc bạn cần làm là sắp xếp bàn làm việc sao cho dễ sử dụng.

Biết cách ưu tiên công việc

Bạn cần phải phân biệt được việc nào cần làm trước, vệc nào làm sau. Phân loại các mức độ công việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn, nhanh hơn.

Sắp xếp tài liệu trên bàn làm việc trong 1 tuần

Mỗi 1 tuần, bạn chỉ mất 30 phút để bàn làm việc của mình gọn gàng, sạch sẽ. Tốc độ làm việc của bạn từ đó sẽ nhanh hơn, công việc hoàn thành hiệu quả hơn.

Bạn nên trả lời cho câu hỏi: tài liệu này bạn có sử dụng không? Nó có ích không? Tài liệu này bạn đã sử dụng lần nào chưa?

Câu trả lời là không biết và không thì tập tài liệu đó không cần ở trên bàn làm việc của bạn nữa.

Khéo léo từ chối nhận thêm công việc

Nếu như công việc của bạn đã nhiều mà sếp lại còn giao thêm công việc cho bạn thì bạn nên khéo léo từ chối công việc đó. Có nhiều người sếp đánh giá năng lực nhân viên qua chất lượng công việc chứ không phải số lượng công việc.

Trên đây là các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên kế toán mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng sẽ có ích cho các bạn.